Privacy regeling

YWS hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy regeling willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. YWS houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy regeling;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als YWS zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy regeling, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten, leveranciers of patiënten

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door YWS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden.
  • Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan YWS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • (Zakelijk) Telefoonnummer
  • (Zakelijk) E-mailadres
  • Geslacht

Uw persoonsgegevens worden door YWS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 2 jaar. Waar nodig voor de financiële administratie maximaal 7 jaar.

Voor een ergotherapeutische behandeling is de grondslag voor deze persoonsgegevens

  • Het behandeldossier (digitaal en op papier)
  • Correspondentie (digitaal en op papier)
  • Het maken van afspraken (telefonisch, per e-mail of via app)
  • Verstrekken van informatie (per e-mail, digitaal)
  • Het financieel afhandelen van de behandeling (per e-mail)
  • Het uitwisselen van persoonsgegevens tbv de behandeling (per e-mail, digitaal)

YWS kan ten behoeve van het ergotherapeutische behandelproces en de bijbehorende administratie en dossiervoering de volgende persoonsgegevens vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • (Zakelijk) Telefoonnummer
  • (Zakelijk) E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Gezondheidsgegevens
  • Verzekeringsgegevens
  • BSN nummer
  • Bankgegevens
  • Huisarts

Uw persoonsgegevens ten aanzien van de ergotherapeutische behandeling worden door YWS, conform de wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) , opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van 15 jaar en daarna worden deze vernietigd. De papieren gegevens worden na een behandelcontact naar digitaal omgezet. De papieren worden direct vernietigd.

Verwerking van persoonsgegevens van te coachen medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door YWS verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinde;
  • Het uitvoering geven aan de begeleidingsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De begeleidingsovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan YWS de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam
  • Tussenvoegsel
  • Achternaam
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Gegevens over vragen mbt. begeleiding

Uw persoonsgegevens worden door YWS opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de begeleidingsovereenkomst en daarna maximaal 2 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Mochten er vermoedens of signalen ten aanzien van huiselijk geweld of kindermishandeling tijdens de ergotherapeutische behandeling naar boven komen, dan hanteert YWS een vijfstappen plan om een goede afweging over het wel/niet melden te maken en om te bepalen of zelf hulp geven of organiseren mogelijk is.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

YWS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. YWS voldoet voor het onderdeel ergotherapie aan de bewaarplicht van dossiers. Voor meer informatie zie KNMG richtlijn

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

YWS is (voor het onderdeel ergotherapie) aangesloten bij het klachtenloket paramedici. U kunt hier een klacht indienen. Hoe de procedure rondom klachten gaat is hier te lezen.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Fathom

YWS maakt gebruik van Fathom voor het verzamelen van anonieme bezoekersgegevens. Fathom is geheel in eigen beheer bij YWS en de bezoekersgevens worden hierdoor ook niet gedeeld met derden. Mocht u toch het gebruik van Fathom uit willen schakelen dan kunt u dit hier aangeven. Meer informatie over Fathom kun u hier vinden.